1. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG
⦁ Trung tâm Chăm sóc người học là đơn vị chức năng thuộc Trường Đại học Văn Hiến, hoạt động chủ động theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường, theo chủ trương, chính sách và chiến lược phát triển của Nhà Trường;
⦁ Trung tâm Chăm sóc người học và Tuyển sinh chuyên trách các nghiệp vụ thuộc tuyển sinh đại học các hình thức chính quy, liên thông, văn bằng 2 và vừa làm vừa học bằng cách trực tiếp hoặc liên kết tuyển sinh – đạo tạo với các đơn vị ngoài trường.
⦁ Trung tâm được định hướng phát triển là một đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín; đóng vai trò chủ trì kết nối với các đơn vị chức năng có liên quan để tích cực hỗ trợ người học; góp phần nâng cao sự tự tin và niềm tự hào của sinh viên trường đại học Văn Hiến
2. NHIỆM VỤ
2.1 Hoạt động Tuyển sinh
2.1.1 Tham mưu cho Nhà trường về các hoạt động tuyển sinh
⦁ Tham mưu cho Hiệu trưởng, Ban điều hành về việc xác định chỉ tiêu dựa trên các điều kiện cơ sở vật chất và đội ngũ giảng viên của Nhà trường;
⦁ Tham mưu cho Hiệu trưởng, Ban điều hành các ngành nghề, lĩnh vực tuyển sinh có hiệu quả và nhu cầu của xã hội về ngành nghề, lĩnh vực tuyển sinh đào tạo;
⦁ Tham mưu cho Hiệu trưởng, Ban điều hành thành lập các hội đồng, các ban giúp việc cho hội đồng trong công tác tuyển sinh;
⦁ Tham mưu Hiệu trưởng, Ban điều hành ban hành các thông báo tuyển sinh, điểm trúng tuyển và các báo cáo liên quan đến công tác tuyển sinh;
⦁ Thực hiện nhiệm vụ tuyển sinh, liên kết đào tạo theo chủ trương và chỉ đạo của Hội đồng trường, Ban Điều hành
⦁ Nghiên cứu xây dựng cơ chế - chính sách khen thưởng, khuyến khích tăng cường quy mô và hiệu quả tuyển sinh;
⦁ Tổng hợp các báo cáo và báo cáo định kỳ về công tác tuyển sinh của Nhà trường.
2.1.2 Lập kế hoạch, chuẩn bị các công cụ phục vụ cho công tác tuyển sinh
⦁ Xây dựng các phương án thực hiện chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm dựa theo tình hình thực tế của Nhà trường;
⦁ Xây dựng kế hoạch hành động để huy động đội ngũ giảng viên, cán bộ nhân viên, sinh viên cùng tham gia các công đoạn trong công tác tuyển sinh;
⦁ Thường xuyên nắm bắt tình hình tuyển sinh chung của các trường để báo cáo Hiệu trưởng, Ban điều hành có biện pháp tổ chức tuyển sinh cho phù hợp;
⦁ Chuẩn bị các phần mềm, tổng đài tuyển sinh để thực hiện việc xét tuyển, nhập học, tư vấn, trả lời cho thí sinh.
2.1.3 Tham gia các hoạt động quảng bá, tổ chức các sự kiện liên quan đến quảng bá thương hiệu và tuyển sinh
⦁ Xây dựng các nội dung quảng bá hình ảnh, thương hiệu của Nhà trường trong công tác tuyển sinh;
⦁ Liên hệ với các đơn vị ngoài trường để tổ chức tuyên truyền, quảng bá, tuyển sinh cho nhà Trường;
⦁ Tham gia các ngày hội tuyển sinh do các đơn vị tổ chức; đồng thời, lên kế hoạch giao lưu với các trường, với các đối tác.
2.1.4 Tổ chức thi tuyển, xét tuyển, nhập học
⦁ Tiếp nhận, phân loại và quản lý hồ sơ đăng ký dự thi/ xét tuyển của thí sinh;
⦁ Tham gia và phối hợp với các đơn vị trong trường tổ chức các kỳ thi tuyển thi liên thông, thạc sĩ, tiến sĩ…;
⦁ Tổ chức xét tuyển và nhập học cho các bậc, hệ tuyển sinh của trường;
⦁ Bàn giao hồ sơ cho các đơn vị quản lý hồ sơ sinh viên, học viên;
⦁ Lưu trữ các hồ sơ, thông tin liên quan đến tuyển sinh.
2.2 Hoạt động Truyền thông
2.2.1 Tham mưu cho Nhà trường về các hoạt động truyền thông
⦁ Tham mưu cho Hiệu trưởng, Ban điều hành về việc xây dựng kế hoạch truyền thông và quảng bá hình ảnh, thương hiệu của Nhà trường và các đơn vị trong trường;
⦁ Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và xây dựng các sản phẩm truyền thông nhẳm quảng bá hình ảnh, thương hiệu và hoạt động tuyển sinh của Nhà trường;
⦁ Phối hợp với các đơn vị báo đài, thông tấn thường xuyên đăng tải thông tin, sản phẩm truyền thông nhẳm quảng bá hình ảnh, thương hiệu và hoạt động tuyển sinh của Nhà trường;
⦁ Quản lý các trang thông tin điện tử mang tính chất truyền thông và quảng bá hình ảnh, thương hiệu của Nhà trường và các đơn vị như website, fanpage, landingpage…;
2.2.2 Thông tin - truyền thông qua Tổng đài – Fanpage
⦁ Tiếp nhận, phối hợp với Quầy tư vấn, các đơn vị liên quan giải đáp và giải quyết các vấn đề học vụ, đào tạo, hành chính/ đời sống sinh viên, học phí/ tài chính bằng công cụ điện thoại trực tuyến; hình thức SMS; và cổng Portal của sinh viên.
⦁ Theo dõi, phản hồi, đăng tin tức, quản trị các hoạt động trên Web, Fanpage liên quan đến công việc chăm sóc và dịch vụ hỗ trợ người học.
⦁ Kết nối với Khoa, Phòng QLĐT, Phòng CTSV, Phòng Tài chính, Phòng Khảo thí, TT CNTT…các đơn vị liên quan để hỗ trợ thực hiện thủ tục, văn bản liên quan đến quầy tư vấn bên ngoài.
⦁ Kết nối với đội ngũ Mentor và Cố vấn học tập để chăm sóc trực tuyến sinh viên.
2.3 Hoạt động Chăm sóc người học
Tham mưu cho Nhà trường về các nghiệp vụ chăm sóc người học
2.3.1 Học vụ, đào tạo
⦁ Đăng ký và quản lý các lớp học phần của người học.
⦁ Giải quyết các công việc liên quan đến việc giảng dạy, thi cử của người học.
⦁ Tiếp nhận, tư vấn và xử lý các công việc liên quan đến xử lý học vụ cho người học như: bảo lưu kết quả, chuyển ngành, chuyển trường, xét tốt nghiệp, tạm ngừng học…
⦁ Tiếp nhận, quản lý lưu trữ, và cấp phát chứng chỉ, các bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm... và các văn bằng khác liên quan cho người học.
⦁ Các công việc khác liên quan đến lĩnh vực học vụ, đào tạo của người học.
2.3.2 Văn bản hành chính – vật phẩm
⦁ Tư vấn và thực hiện các loại giấy tờ: xác nhận sinh viên, xác nhận lịch học, xác nhận vay vốn, xác nhận tạm hoãn NVQS, xác nhận miễn giảm học phí, giấy thực tập/ kiến tập…
⦁ Thẻ Sinh viên, BHYT: thực hiện tư vấn, tổng hợp dữ liệu và cung cấp cho người học
⦁ Quản lý và cấp phát vật phẩm, quà tặng, các chính sách liên quan…
⦁ Phối hợp với P. CTSV tư vấn các hoạt động hỗ trợ đời sống người học: ký túc xá/ nhà ở; việc làm thêm, và các dịch vụ hỗ trợ khác liên quan.
2.3.3 Quản lý học phí
⦁ Thu và nộp các loại học phí, lệ phí…cho Phòng Kế toán-tài chính.
⦁ Tư vấn quy định về các vấn đề học phí, lệ phí…Xác nhận thông tin cho người học về các loại học phí, lệ phí liên quan; Giải quyết các công việc liên quan đến học phí các môn học chính khóa và các lớp đào tạo ngắn hạn.
⦁ Xử lý nghiệp vụ liên quan đến chính sách học phí/ học bổng.
⦁ Công tác tham mưu việc nộp học phí trước hạn, đúng hạn và quá hạn; áp dụng kịp thời các chương trình khuyến khích, hỗ trợ người học hoàn thành nghĩa vụ học phí.
2.3.4 Chăm sóc đời sống sinh viên
⦁ Xây dựng đội ngũ Mentor và Cố vấn học tập để chăm sóc đời sống sinh viên cách hiệu quả nhất.
⦁ Tìm kiếm nguồn nhà trọ, ký túc xá cho sinh viên.
⦁ Thiết lập các chương trình đào tạo ngắn hạn, các lớp tập huấn để phát triển phong trào nghiên cứu khoa học, khởi nghiệp của SV.
⦁ Hoàn thiện cơ chế chính sách; huy động nguồn học bổng, chương trình tài chính hỗ trợ.
3. CHỨC DANH CÔNG VIỆC, ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ
3.1 Cấu trúc tổ chức
3.2 Chức danh công việc, định biên nhân sự
|
TT
|
Vị trí việc làm
|
Số lượng
|
Ghi chú
|
|
1
|
Trưởng đơn vị
|
1
|
|
|
2
|
Phó Trưởng đơn vị
|
|
|
|
· Phụ trách Tuyển sinh
|
1
|
|
|
· Phụ trách Tư vấn – Truyền thông
|
1
|
|
|
· Phụ trách Chăm sóc người học
|
1
|
|
|
3
|
Trưởng Bộ phận
|
|
|
|
· Trưởng bộ phận Tuyển sinh
|
3
|
|
|
· Trưởng bộ phận Contact Center
|
1
|
|
|
· Trưởng bộ phận Chăm sóc người học
|
1
|
|
|
· Trưởng bộ phận Y tế, tham vấn TLHĐ
|
1
|
|
|
4
|
Chuyên viên
|
|
|
|
· Chuyên viên Truyền thông
|
2
|
|
|
· Chuyên viên Tuyển sinh
|
2
|
|
|
5
|
Nhân viên
|
|
|
|
· Nhân viên Truyền thông
|
2
|
|
|
· Nhân viên Tuyển sinh
|
3
|
|
|
· Nhân viên Học vụ - Đào tạo
|
2
|
|
|
· Nhân viên Hành chính sinh viên
|
2
|
|
|
· Nhân viên Tài chính
|
2
|
|
|
· Nhân viên Đời sống sinh viên
|
3
|
|
|
Tổng cộng (chính thức)
|
28
|
|
|
6
|
Cộng tác viên
|
|
|
|
· CTV Contact Center
|
5
|
|
|
· CTV Mentor
|
20
|
|
|
· CTV Tư vấn tuyển sinh
|
9
|
|
|
· CTV Tiếp tân
|
4
|
|
|
Tổng cộng (CTV)
|
38
|
|
4. MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ KHUNG NĂNG LỰC
(Đính kèm chi tiết Mô tả công việc và khung năng lực).
5. THI HÀNH
Tài liệu này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế cho tất cả các tài liệu trước đây có nội dung trái với văn bản này.
Trong quá trình thực hiện, Tài liệu có thể được sửa đổi/ bổ sung cho phù hợp với mục tiêu hoạt động và phát triển của Trường.